Warum Automatisierung in der Druckindustrie unverzichtbar ist

Die Herausforderungen, denen sich Druckereien heute stellen müssen

Die Druckindustrie steht vor großen Herausforderungen: starker Preisdruck, steigende Kundenanforderungen, kürzere Durchlaufzeiten und eine zunehmende Nachfrage nach Personalisierung. Gleichzeitig sind die Gewinnspannen oft knapp bemessen, sodass jede unnötige manuelle Aufgabe die Rentabilität gefährdet.

Die Antwort lautet Automatisierung. Ziel ist es, so viele Prozesse wie möglich - von der Auftragserfassung über die Dateiprüfung bis zur Rechnungsstellung - ohne menschliches Zutun abzuwickeln. Das Ergebnis ist eine skalierbare Infrastruktur, mit der mehr Aufträge bearbeitet werden können, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter im gleichen Maße steigen muss.

Moderne Web-to-Print-Software ist die treibende Kraft hinter dieser Entwicklung. Sie verbindet Online-Bestellung, Design und Produktion in einem System und sorgt dafür, dass die Prozesse von Anfang bis Ende nahtlos ablaufen.

Von manuellen Prozessen zu automatisierten Workflows

Viele Druckdienstleister verlassen sich immer noch auf einen Flickenteppich aus E-Mail-Bestellungen, manueller Dateivorbereitung und handschriftlichen Freigaben. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und führt zu frustrierenden Korrekturen.

Ein automatisierter workflow sieht ganz anders aus:

1. Der Kunde entwirft ein Produkt online oder lädt druckfertige Dateien hoch.
2. Das System prüft automatisch, ob die Dateien den Druckanforderungen entsprechen (Auflösung, Beschnitt, Farbprofil).
3. Druckfertige PDF-Dateien werden erstellt und direkt an die Produktion weitergeleitet.
4. Rechnungen, Lieferscheine und Versandetiketten werden automatisch erstellt.
5. Der Auftrag wird gedruckt - ohne manuelles Eingreifen.

Das Ergebnis: kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler und geringere Kosten.

Schlüsselbereiche der Automatisierung mit Web to Print

Preflight und Vorbereitung der Druckdatei

• Automatische Dateiprüfung auf Auflösung, Farbmodus, Anschnitt und Schriftarten.
• Fehlerkorrekturen wie CMYK-Konvertierung oder fehlende Schrifteinbettung.
• Automatische PDF-Generierung, die direkt an die Druckerei gesendet wird.

Routinearbeiten & Lights-Out-Produktion

• Nachbestellungen (z. B. Visitenkarten, Flyer) laufen automatisch.
• Kunden wählen eine Vorlage oder bestellen einen gespeicherten Auftrag neu.
• Das System erzeugt Dateien und leitet sie an die Produktion weiter.
• Die Lieferung erfolgt ohne Beteiligung des Personals.

Dieses Prinzip ist als Lights-Out-Produktion bekannt: Der Prozess läuft weiter, als ob die "Lichter aus" wären - weil niemand anwesend sein muss.

Fakturierung und Zahlungen

• Automatische Erstellung von Rechnungen und Gutschriften.
• Integrierte Zahlungsabwicklung innerhalb des Onlineshops.
• Automatisierte Mahnungen für ausstehende Zahlungen.

Versand & Sendungsverfolgung

• Automatisierte Erstellung von Etiketten.
• Aktualisierungen der Sendungsverfolgung in Echtzeit an die Kunden.
• Die Integration mit Spediteuren gewährleistet eine reibungslose Logistik.

Wie printQ die Workflows verändert

printQ geht über die Grundlagen hinaus und bietet echte End-to-End-Automatisierung:

• Online-Editor mit Vorlagen: Kunden gestalten Produkte selbst - CI-konform und fehlerfrei.
• Automatischer Preflight: Die Druckdaten werden sofort validiert und optimiert.
• Integration der Produktion: Aufträge werden direkt an Druckmaschinen oder workflow weitergeleitet.
• Magento E-Commerce-Engine: Einkaufswagen, Gutscheine, Kundenkonten, Zahlungen.
• Offene APIs: Integration mit ERP-, MIS- und CRM-Systemen.

Vom ersten Klick im Schaufenster bis zum fertigen Produkt ist der Prozess vollständig automatisiert.

Beispiele aus der Praxis für die Automatisierung mit printQ

• Druckhäusle (Deutschland): Einführung von printQ zum Start seines Online-Shops. Innerhalb weniger Monate wurden Routineaufgaben vollständig automatisiert, wodurch Mitarbeiter für die Entwicklung neuer Geschäftsfelder frei wurden.
• SAXOPRINT (Europa): Eine der größten Online-Druckereien in Europa nutzt printQ zur Verwaltung eines komplexen Produktportfolios. Die Automatisierung ermöglicht es ihnen, große Mengen schnell zu verarbeiten und dabei die Qualität zu erhalten.
• Velocity Graphics (USA): Entwicklung eines B2B-Portals für eine Restaurantkette mit über 100 Standorten. Die Filialleiter aktualisierten Speisekarten und POS-Materialien selbst, wobei der gesamte Bestell- und Produktionsprozess automatisiert wurde - das spart Zeit und Kosten und sorgt für Markenkonsistenz.

Vorteile der Automatisierung

Für Druckdienstleister:

• Geringere Kosten durch weniger manuelle Arbeit
• Höhere Produktivität mit demselben Personal
• Weniger Fehler durch standardisierte Prozesse
• Stärkere Kundenbindung durch digitale services

Für Kunden:

• Schnellere Bestellungen und kürzere Lieferzeiten
• Gestaltung und Bestellung in Selbstbedienung
• Transparente Preisgestaltung mit Echtzeitberechnungen
• Konsistentes Branding für alle Druckerzeugnisse

Die Zukunft: KI, prädiktive Analytik und nachhaltige Automatisierung

Die nächste Stufe der Automatisierung wird noch mehr Innovation bringen:

• Künstliche Intelligenz (KI): Automatisierte Layoutvorschläge, Bildoptimierung und Texterstellung.
• Vorhersagende Analytik: Bedarfsvorhersage zur Optimierung von Produktion und Bestand.
• Nachhaltigkeit: Intelligente Systeme wählen die ressourcenschonendste Produktionsmethode (Papierverbrauch, Druckverfahren).

Dies deutet auf eine vollständig digitalisierte, nachhaltige Drucklieferkette hin - mit Web-to-Print-Software wie printQ als Kernstück.

Automatisierung ist der Schlüssel zur Zukunft

Manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an. Druckereien, die an ineffizienten workflows festhalten, riskieren den Verlust ihrer Wettbewerbsfähigkeit.

Mit printQwird der gesamte Prozess - von der Auftragserfassung und Dateiprüfung bis hin zu Produktion und Versand - automatisiert. Für Druckdienstleister bedeutet dies eine höhere Produktivität und niedrigere Kosten. Für die Kunden bedeutet es eine schnellere, einfachere und fehlerfreie Bestellung.

Die Botschaft ist klar: Automatisierung durch Web to Print ist kein Luxus mehr, sondern die Grundlage für nachhaltigen Erfolg in der Druckindustrie.